مشکل بزرگ آدمی: برنامه ریزی

از روز اولی که انسان پاش به زمین رسید، با مشکلی به اسم برنامه‌ریزی مواجه شد. انسان‌های اولیه باید برای خوراک و جیره غذایی‌ برنامه ریزی می‌کردند. بعد‌ها با رواج کشاوری برنامه‌ریزی برای آبیاری زمین‌های کشاوری لازم شد. بعد از ضرب سکه و تعریف مفهوم جدیدی به نام پول، انسان‌ها مجبور شدند برای کنترل دارایی و دخل و خرج‌شون برنامه ریزی کنند.

به مرور زمان و با پیشرفت کیفیت زندگی و تغییر سبک زندگی ماها و اضافه شدند متعلقات جدید‌تر به زندگی مثل تکنولوژی، برنامه‌ریزی سخت‌تر و سخت‌تر و البته اهمیتش بیشتر از قبل شد. این روز‌ها برای حداکثر استفاده از روزها و ساعت‌های زندگی مجبوریم برای قسمت به قسمت زندگی‌مان برنامه‌ریزی کنیم.

این روزهای برای شرکت در کلاس‌ها، قرار ملاقات‌ها، کارهای روزانه تا موارد مالی و حتی پیشرفت شخصی نیاز داریم تا برنامه‌ریزی کنیم. موردی که از سال‌ها پیش مشکلات زیادی باهاش داشتم تا اینکه با شیوه و روش جدیدی آشنا شدم به اسم ساج که از حروف اول عبارت سیستم ایده‌آل جدول‌بندی امور ساخته شده. پس اگر شما هم در برنامه‌ریزی مشکل دارید و نیاز به یک روش نسبتا جدید و البته منعطف دارید پس این بلاگ پست را از دست ندید.

برنامه ریزی ساج

برنامه ریزی به سبک ساج

ساج یک روش برنامه‌ریزیه که به کمکش می‌توانید برای بازه‌های زمانی روزانه، هفتگی،ماهانه، سالانه و ده ساله برنامه‌ریزی کنید. این تنوع جدول و زمانبندی باعث شده تا هر کسی بسته به نیاز و البته توانایی خودش در برنامه‌ریزی، از جدول‌های مختلف ساج استفاده کنه. در راهنمای این جدول سه مزیت اصلی به عنوان نقطه تمایز این روش با سایر روش‌ها نوشته شده که به نوشتن تیتروار این ویژگی‌ها پسنده می‌کنم. اگر دوست دارید راهنما را از زبان مولف مطالعه کنید می‌توانید فایل‌ها را از آخر این پست دانلود کنید.

• برقراری تعامل بین زندگی شخصی، کاری و تحصیلی
• انعطاف پذیری بالا
• ارزیابی اموری که انجام شده‌است

بخش‌های مختلف جدول زمانبندی ساج

اولین جدول و البته پر استفاده‌ترین جدول (و از نظر من مفیدترین جدول) ساج، جدول برنامه‌ریزی هفتگی هست. البته از نظر مولف اصلی برنامه ریزی باید به ترتیب از بلند مدت به کوتاه مدت انجام بشه، البته من به این معتقد نیستم.

جدول برنامه‌ ریزی شخصی هفتگی ساج

همانطور که در عکس بالا هم می‌بینید، این جدول از سه بخش اصلی تشکیل شده، قسمت سمت راست یا اولویت‌های هفته، قسمت سمت چپ یا عنوان‌ها و هدف‌ها و قسمت اصلی جدول یا قسمت برنامه روزانه – هفتگی.

عنوان‌ها: شما به عنوان یک فرد در جامعه، خانواده، محل کار و … نقش‌های متفاوتی دارید که باید به عنوان هر نقش کارهای خاصی را انجام بدید. به عنوان دانشجو درس بخوانید، به عنوان فرزند خانواده، پدر و مادر‌تان را همراهی کنید، به عنوان شاغل وظایف کاری‌تان را به درستی انجام بدید و … .

“خودم این بخش را بر اساس گروه‌بندی که برای کارها دارم، می‌نویسم. مثلا کارهای شخصی، آموزش، کلاس‌‌ها، شرکت، خانه و خانواده.”

هدف‌ها: در مقابل هر عنوان چند خانه وجود دارد که شما باید بر اساس کارهایی که باید در این بازه زمانی انجام بدید، تکمیلش کنید. مثلا به عنوان دانشجو یکی از اهداف می‌تواند انجام تکالیف درسی یا مطالعه برای امتحان باشه. در نوشتن هدف‌ها بهتره دقیقا کاری که قرار انجام بدید را ننویسید و از یک عبارت کلی‌تر استفاده کنید.

به عنوان مثال اگر در هفته آینده دو تا امتحان دارید، بهتره بجای مطالعه برای امتحان سیستم عامل و مطالعه برای امتحان زبان تخصصی، از کلمه امتحان استفاده کنید. کلی نویسی به شما کمک می‌کنه که هرموقع یه سمت چپ جدول نگاه کردید یک دید کلی نسبت به تمامی کارهای هفته داشته باشید.

دلیل دیگری که برای کلی نویسی عنوان‌ها است محدود بود تعداد این خانه‌هاست، پس امکان ریز کارها مرتبط به عنوان مرتبطش ممکن نیست.

خودم در آخرین برنامه هفتگی که نوشتم، در قسمت هدف‌های مرتبط با (کارهای شخصی) این عبارت‌ها را نوشتم: همفکر، چایکتاب، Tabriz.io، بلاگ شخصی. هر کدام از این هدف‌های شامل خرده تسک‌هایی می‌شند که بعضا یک تسک‌اند و بعضیا چند تسک‌اند.

اولویت‌های هفته: اینجا همان قسمتیه که قراره بر اساس اهداف‌تان، تسک‌ها و کارهایی که باید در طول هفته انجام بدید را بنویسید. بهتره در این قسمت کارها را بر اساس اولویت بنویسید. (در ادامه در باره اولویت‌ها خواهم گفت)

کارهایی که در این قسمت نوشتم این بود: آزمایش پلتفرم دیسکورد برای همفکر، طراحی و انتشار پوستر همفکر، هماهنگی برای همفکر، برگزاری همفکر، ارسال هدایای چایکتاب، تقویم محتوایی Tabriz.io، انتشار پست برنامه ریزی در وبلاگ شخصی ( همین پست 😛 )

اولویت‌های امروز: این قسمت همانطور که از اسمش پیداست، بایدکارهایی مربوط به اون روز را بنویسید. بهتره این قسمت را هم به ترتیب اولویت بنویسید. موقع نوشتن کارها برای یک روز، زمان تخمینی مورد نیاز برای هر کار را هم در نظر بگیرید. تا زمان کم نیارید.

تعهدات و قرار ملاقات‌ها: در این قسمت هم می‌توانید کلاس‌ها، قرار ملاقات‌ها، زمان تماس‌های تلفنی و هر موردی که نیاز هست حتما در زمان خاصی انجام بشند را بنویسد.

دومین جدولی این مدل، جدول برنامه‌ریزی ماهانه است. البته از این جدول می‌توانید هم به عنوان جدول ماهانه و هم سالانه استفاده کنید. این جدول در دو صفحه جداگانه طراحی شده که به صورت نیم سال جدا شده‌اند. یک برگه شامل نیم‌سال اول و برگه دوم شامل نیم‌سال دوم سال هست.

برای تکمیل کردن این جدول‌ها نیاز به کمی قدرت برنامه‌ریزی طولانی مدت دارید. موردی که در کشور عزیز ما کمی غیرممکن شده 🙂 امیدوارم شما بتونید، من که نتونستم برای بیشتر از ۳ ماه برنامه ریزی کنم.

این جدول هم در سمت راست اولویت‌های سال را داره، مانند اولویت‌های هفته جدول هفتگی، باید کارهایی که حتما باید انجام بدید و نیاز به یادآوری دارید را بنویسید. این بخش برای نوشتن ریز کارها در نظر گرفته نشده و باید به نوشتن عنوان‌های کلی یا قدم‌های کوچک هدف‌های بزرگ‌تان پسنده کنید.

در قسمت وسط هم می‌توانید کارها را برای ماه‌های مختلف لیست کنید تا حتما در تاریخ مقرر انجام بدید. قسمت تعهدات ماهانه هم می‌تواند قرار ملاقات‌های مهم، کنفرانس‌ها، تاریخ تولد‌ها، تایم دکتر و … را بنویسد.

جدول آخری که در این مدل قرار گرفته، جدول برنامه‌ریزی ۱۰ ساله است.

جدول برنامه ریزی ۱۰ سالانه ساج

این جدول نیاز به توضیح خاصی نداره، امیدوارم  لاقل به کار شما بیاد.

چگونه به کمک ساج برنامه‌ریزی کنیم؟

تقریبا تمامی مدل‌های برنامه برنامه ریزی، پیشنهاد می‌دهند کارها را بر اساس اهمیت و فوریت مرتب کنید. همیشه کارهایی که همزمان دارای اهمیت و فوریت بیشتری هستند، برای انجام در اولویت قرار می‌گیرند و به ترتیب کارها با فوریت و اهمیت کمتر در ادامه لیست می‌شوند.

در این مدل برنامه ریزی هم می‌توانید تمامی کارهایی که باید انجام بدید  را بنویسید و جداگانه برای اهمیت و فوریت هر کار عددی بین ۱ تا ۱۰ بدید. آخر سر مجموع دو عدد به شما اولیت انجام کار را نشان  میده. بزرگترین عدد ۲۰ و کمترین عدد می‌تونه ۱ باشه.

اما روش جایگزینی که مدل ساج پیشنهاد داده، استفاده از حروف A تا D هست.

کارها با اولیت A، کارهای مهم – غیراضطراری: کارهایی در اولویت A میگیرند که اهمیت و ارزش زیادی داشته باشند اما برای انجام آن‌ها فوریت وجود نداره، برای مثال اگر سه هفته بعد امتحان دارید اما از امروز شروع به مطالعه برای امتحان کردید، این کار شما اولویت A داره. ورزش کردن، کتاب خواندن، تماشای یک دوره آموزشی هم در اکثر مواقع اولویت A دارند.

کارها با اولیت B، کارهای مهم – اضطراری: مطالعه شب امتحان، تمام کردن پروژه روز قبل موعد تحویل و کارهایی از این دست که باید فورا انجام بشند و اهمیت زیادی هم دارند اولویت B میگیرند.

کارها با اولویت C، کارهای غیرمهم – اضطراری: اگر امروز اجاره را پرداخت نکنید، صدای صاحب خانه درمیاد. پس پرداخت اجاره که یک کار غیرمهم اما فوریه و اولویت C میگیره. معمولا کارهایی که این اولویت را دارند، تاثیر مثبتی در زندگی ما ندارند اما انجام نشدن به موقعشون می‌تونه اثرات منفی زیادی به دنبال داشته باشه، مثل بیرون ریخته شدن اساس خونه‌تان 🙂

کارها با اولویت D، کارهای غیرمهم – غیر اضطراری: اجازه بدید همین اول کار یک کلمه هم برای توصیف این کارها اضافه کنم، غیرمهم – غیر اضطراری اما لازم. کارهایی مثل تماشا فیلم، حل کردن جدول و یا قرار شام با یک دوست که غیر مهم و غیر اضطراری به حساب می‌آند این اولویت را خواهند گرفت. البته به هیچ وجه نباید این دست از کارها از زندگی روزمره حذف بشند. دلیلش را در قسمت اره را تیز می‌کنم میگم.

حالا با این اولویت بندی‌ها، کارهاتان را در قسمت اولویت هفته/سال بنویسید.بعد از تکمیل این قسمت باید کارها را در روزهای هفته/ماه‌ها پخش کنید.

نکته: حتما در نوشتن کارها برای روزهای هفته، زمان تخمینی مورد نیاز برای انجام آن کار را در نظر بگیرید تا بعدا مجبور نشید کار را به روز دیگری موکول کنید.

پس اگر بخواهیم نحوه برنامه‌ریزی و تکمیل جدول‌های ساج را به صورت تیتروار مرور کنیم، به ترتیب زیر باید عمل کنید (یا شاید بهتره به ترتیب زیر عمل کنید 🙂 :

1. تکمیل قسمت عنوان‌ها
2. تکمیل قسمت هدف‌ها
3. تعیین کارها و اولویت دهی به کارها
4. تکمیل قسمت اولویت‌های هفته
5. پخش کردن کارها و تکمیل قسمت اولویت‌های امروز
6. تکمیل قسمت تعهد‌ها و قرار ملاقات‌ها

نمونه تکمیل شده جدول برنامه ریزی هفتگی ساج

اگر هنوز کامل متوجه نحوه نوشتن جدول هفتگی نشدید، عکس بالا می‌تواند به شما کمک کنه تا درک بهتری از نحوه تکمیل کردن این جدول داشته باشید.

احتمالا شما هم متوجه شدید که به دو قسمت از جدول هفتگی هیچ اشاره‌ای نکردم. دو قسمتی که اهمیت بسیار بسیار زیادی دارند. قسمت ارزیابی و اره را تیز می‌کنم.

ارزیابی:

بررسی و ارزیابی کارها به شما کمک می‌کنه تا در آخر روز یا هفته یا ماه بتونید به خودتان یک امتیاز از بین صفر تا صد بدهید. این امتیاز می‌تواند معیاری خوبی برای سنجش عملکرد و پیشرفت‌مان در برنامه ریزی باشه. برای ارزیابی کافیه برای مجموعه کارهایی که در یک روز انجام خواهید داد مقدار ۱۰۰٪ را در نظر بگیرید و بر اساس اولویت هر کار، یک مقداری از این ۱۰۰٪ را به آن کار اختصاصی بدید. معمولا کارهایی با اولیت A درصد بیشتری خواهند داشت.

اره را تیز می‌کنم:

این قسمت سعی داره بعد‌های مختلف هر نفر را تقویت کنه. بعد روحی، ذهنی، جسمی و اجتماعی. برای هر کدام از این بعد‌ها می‌توانید کارهای مختلفی انجام بدید، برای مثال برای بعد ذهنی می‌توانید به صورت هفتگی یک فیلم تماشا کنید یا کتاب بخوانید. برای بعد جسمی می‌توانید روزانه یک ست حرکت دراز نشست انجام بدید و یا بصورت روزانه ۱۵ دقیقه پیاده روی کنید.

معمولا کارهای حال خوب کنی مثل تماشای فیلم، سینما رفتند و … اولویت D میگیرند(البته از نظر من) برای همین بود که تو توضیح این دست کارها کلمه لازم را اضافه کردیم.

به همین ترتیب می‌توانید برنامه ماهانه و سالانه خودتان را هم بنویسید. پیشنهاد می‌کنم قبل از اینکه برید سراغ پر کردن این جدول و برنامه‌ریزی را شروع کنید، در مورد هدف گذاری SMART سرچ کنید و کمی هم درباره این مدل هدفگذاری مطالعه کنید.

دانلود نسخه آنلاین و آفلاین جدول‌های برنامه ریزی ساج

برای شما هر دو نسخه آنلاین و آفلاین جدول‌های برنامه‌ریزی ساج را قرار دادم. نسخه آفلاین شامل فایل راهنما، جدول های هفتگی،سالالنه و ده ساله و نمونه جدول پر شده هفتگی است. نسخه آنلاین هم فقط شامل جدول‌های هفتگی و ماهانه است. (سعی می‌کنم در آينده جدول ده ساله را هم اضافه کنم)

برای استفاده از نسخه آفلاین باید از هر جدولی که نیاز دارید، پرینت بگیرید. برای استفاده از نسخه آنلاین که بر بستر Google Sheets هست هم باید از منو File گزینه Make Copy را انتخاب کنید و یک نسخه برای خودتان کپی کنید تا بتونید آن را ویرایش و تکمیل کنید.

دانلود نسخه آفلاین برنامه ریزی ساج

نسخه آنلاین برنامه ریزی ساج

اگر برای تکمیل جدول‌ها هنوز نیاز به راهنمایی دارید، می‌تونید از طریق تماس با من باهام ارتباط بگیرید.

به عنوان سخن آخر این جمله را از من به یادگار داشته باشید: اگر برنامه بنویسید و بهش عمل نکنید خیلی بهتر از اینکه برنامه ننویسید و بی‌برنامه زندگی کنید. ( مدل جواد خیابانی بود ولی شما از من قبول کنید)

شما هم از تجربه‌هاتان درباره برنامه‌ریزی و مدل‌های مختلفی که امتحان کردید، برام بنویسید و اگر سوالی داشتید زیر این پست بپرسید. منتظر کامنت‌هاتون هستم 🙂